GST企业记录：发票、电子系统与完整保存要求

范围、版本与责任

本文依据2026年1月30日发布的二十四页第十二版，说明GST登记企业的所得税及GST记录要求，涵盖独资、合伙、LLP、LP、公司、社团、管理机构、非营利组织、法定机构及政府单位。即使外包簿记，业主与董事仍负责。

保存原始凭证、账簿日记账明细及其他交易证据。现金、PayNow、先买后付、电商及外送平台都适用；记录支持经营决策、财务控制、报税及IRAS查询。

纸本、电子、备份与审查格式

纸本发票收据及副本须清晰有序，热敏收据应及时复印。电子原件可替代纸本，无需IRAS预批，但控制须保障完整、准确、可靠及可取得。影像系统可参考电脑输出证据规定的捕捉、储存、输出及安全要求，按业务需要选择认证。

ASR+软件包含有关IRAS接口和建议功能。低交易量可手工，多门店增长业务应考虑系统容量。记录应更新和备份，遗失毁坏时以其他证据重建；明细之外仍须原始凭证。IRAS要求时，数据清单可用Excel、Access或CSV，其他材料可Word或PDF。

保存期限、停业及EIS

所得税及GST记录一般保存五年。公司与LLP另须在除名、解散或清盘后保存五年，由停止前有关职员或清盘人负责，包括董事、秘书、高管、LLP经理、接管经理及自愿清盘人。其他法规也可能另有要求。EIS现金申领按第37R(24)及(26)条须七年，各期限起点不能混淆。

所得税与GST处罚不同

记录不足时，IRAS可估计收入，拒绝费用、资本津贴或进项税。所得税条文最高罚S$5,000，欠缴罚款时可监禁最多六个月。GST第46(6)条则可罚最多S$5,000及／或六个月；再次定罪可罚最多S$10,000及／或三年。所得税的欠缴条件不能移用到GST不同措辞。

收入、费用及采购凭证

收入包括销售、税务、客户记账或简化发票，编号收据收银带、租约、私人库存记录、贷项单、出口材料、收款及合同。销售所得直接付费用或私人提款，仍须全额记录销售。

费用须供应商发票收据、签收服务凭单合同、薪酬、雇主CPF、租约、付款及股东会批准董事费记录。采购须发票贷借项、进口运输准证附属证书AEC汇总、付款及合同，并每日记录。这些证据解释申报，而不只是证明钱曾转出。

账簿、GST汇总及其他交易

保留期末库存、销售采购清单、总账、每期进销项税汇总、旅行招待及固定资产明细，支持损益和资产负债表，但不能替代原始资料。

另记私人或非业务使用商品、免费等处置、从GST暂停仓库移出库存。失踪贸易商欺诈方面，保存风险评估、针对风险的尽调和检查后的行动。行业及特别制度要求仍适用，例如低价值商品转运商记录，不能只满足一般指引。

完整税务发票十一组字段

完整发票列明税务发票标题、编号日期、供应商名称地址GST号、客户名称地址、商品服务及供应性质、数量或服务范围及每项未税金额、折扣、未税总额税率及独立GST金额、含税总额，以及免税零税率等不同供应的分别总额。可自行设计或预印，通常供应后三十天内开具。客户未登记GST时无需税发票，但为方便可向所有客户开具。

客户记账、零税率及简化发票

向GST客户供业务用途的手机、存储卡或现成软件，本地相关供应超过S$10,000时，须采用客户记账发票，具体规则见指定商品指引。

零税率可用销售发票，包含编号日期、供应商资料GST号、客户、描述、数量或范围金额、折扣和总额。供应含税金额不超过S$1,000，可用简化发票，列编号日期、供应商资料GST号、描述、含税总额及价格包含GST声明。零税率及免税供应不能用简化格式，应采用销售或税发票。

电子税发票六项法律要求

第5.1.6段明确具法律效力。须保障准确完整、适用第11或13规字段、传送前及途中防篡改、销项完整申报、可阅读保存，以及避免纸电重复抵扣。发电子后不应通常再发纸本；确须纸本时，应作废一个版本或采取防止客户双重进项申领的措施。

InvoiceNow有特定例外：只要第11规其他内容齐全，即使没有税务发票标题，也可支持有效进项申领。此例外不免除其他字段及控制。外包发票仍由企业依法负责内容、生成及保存。

现金、外币、计算与取整

现金收款须在税发票标明已付及收款日期。外币税发票另显示未税总额、GST和含税总额的S$金额，按供应时新加坡销售汇率及官方批准汇率规则。

多项标准税率供应，可逐项税额相加或总未税额乘适用税率；两者产生取整差异可接受，但方法须一致。GST可取至分，现金总账单可取至五分，向上或向下政策须一致。

CES：书面协议及单一来源

客户可要求将发票资料直接输入其电子系统CES，而不收另行生成发票。第5.1.12段条件具法律效力。双方须书面约定CES为GST申报发票来源，不另发税发票；CES日期就是开票日，供货销项及采购进项均用其中S$等值。

必须有双方认可的唯一来源。如果供应商先生成发票再上传CES，则双方依供应商原发票申报。CES也可用于销售、简化及客户记账发票。

CES其他全部控制

仅授权人员凭独立认证访问，保障传送及资料完整准确。CES须存第11或13规全部字段，偏离须税局预先批准。资料须可人读、导出或打印，并在要求时提供税局。

内部发票须与CES编号、日期、供应价值GST及外币S$等值一致。取消GST登记或取得新GST号须立即告客户；有错误双方应及时修正。双方须保存或可生成客户供应商及发票主清单，以形成审查轨迹。外包合同应纳入这些义务。

收据、收银带及私人库存

向非GST客户可用收据，客户要求时应发，连续编号并留副本。不发收据无需批准，但仍须完整轨迹，且不免除法定税发票义务。采购收据列日期、供应商名称GST号、含税总额及含GST声明，收银收据另有描述。现金销售全部入收银，留内部带，并建议每日记录总额。

私人取库存按市值加入销售或标准税率供应，若采购已申进项，应确认销项；免费商品及其他处置也须凭证。

贷项单十一字段与不调整选项

退货、追溯折扣或把出口误作标准税率等，须贷项支持销售减少。列编号日期、供应商名称地址GST号、客户名称地址、原票编号日期、商品服务、原因、每项数量及退额、未税总额、GST税率金额、含税总额。

只有双方书面约定、客户完全应税不作免税供应，且贷项声明不用于GST，才可不调整原GST。书信电邮即可，双方保存供税局查阅；此选项下双方均不调整应税供货采购及相应进销项。客户记账贷项另按指定商品指引。

进出口与银行对账

按适用保存准证、附属证书、运输包裹快递单、AEC汇总、海空运单、IESGP海关准证、发票订单装箱交货、保险及付款。零税率证据另看出口指引。

全部业务银行账单须保存，建议公私账户分开，否则交易须可区分。定期存收款、用可追踪电子付款，并核对自动扣、手续费及利息，使账簿及时更新。

薪资、个人服务与实盘

工资薪金奖金佣金津贴，保留员工姓名身份职位、付款薪酬表及雇主CPF，支持IR8A。清洁或自由簿记等个人服务凭单列收款人姓名身份地址、日期服务、金额计算基础及签收。

库存包括生产、制造或购入供制造销售的项目，每会计期末须实盘，以支持期末清单。

销售与采购清单字段

销售清单列发票日期号、客户、描述、未税额、GST及出口目的地；标准与零税率销售总额进入GST申报。

采购清单列发票或进口准证日期号、供应商名称GST号、描述、未税发票额或进口CIF价值、GST。进口字段在2024年修订加入；清单之外须留发票准证。

费用明细、资产与资本津贴

交通明细列日期目的地方式、人员姓名职位、目的金额；海外旅行另时长；招待列日期地点、承担人、目的、被招待人姓名职位及金额。须出租车收据旅行文件，信用卡签单或月结单本身不足。

资产列购日成本、售日价格，留购买出售租购合同及发票。资本采购不是普通费用，已申资本津贴应另记，方便未来计算。

日常控制、参考附录与修订

开业即记录，每日入账，及时索凭证，交叉付款号，检查准确，设业务账户。系统应非会计人员也可理解，并提醒应收应付。

PDF另链接十三份模板：1A损益、1B资产负债表、2收入、3采购、4A税发票、4B简化票、5贷项、6薪资、7库存、8交通、9海外旅行、10招待、11资产，属于参考文件而非此PDF另印页面。修订涉及电子控制、停业保存、2019客户记账、2020 CES、2021欺诈、2023 InvoiceNow和ASR+、2024 9%税率进口字段及最高所得税罚、2025平台付款。2026年1月第十二版原文保留供核对。