四部分及原始生效日期
条例于2017年3月30日制定及刊宪,3月31日生效,分四部分十一条:初步规定、控制人、代名董事及外国公司成员。身份证沿用国民登记法定义,通知表中的控制人和可登记性引用公司法386AB及386AC,本条例没有重述全部持股测试。附表提供操作细节,并非包含所有后来登记改革的现行综合制度。
个人及法人控制人资料
个人须记录全名、适用别名、住址、国籍、身份证或护照号码、出生日期、成为控制人日期及适用停止日期。法人须记录名称、适用UEN、注册办公地址、法律形式、设立地区及法律、适用外国企业册名称及编号、成为及适用停止日期。这八项个人及九项法人资料适用于公司或外国公司控制人。法人控制人的设立法律,不能与被控制公司的法律混为一项。
每人一条、两个地点及确认路径
第一附表规定每名控制人一条记录,先列入册日期及名称,再填适用个人或法人部分。册存放于公司或外国公司注册办公地址,或专门委任申报代理的注册办公地址。首次确认可透过本人或代理回复386AG通知,或本人386AJ主动通知,并提供资料。更新通过386AH变更回复、386AI纠错或386AK主动通知确认。沉默并非确认。这是原本地册规则,不能自动理解为每条记录已提交后来中央册。
两种入册时间
确认资料须在确认后两个工作日内登记或更新。未收到确认时,须在发送386AG、386AH或386AI通知后三十天期满,再于两个工作日内登记或更新并标明未确认。等待确认不会无限暂停入册义务,后续两个工作日也不能直接从通知日计算而忽略三十天等待期。
全部其他通知及主动报告期限
调查通知须在首次知道或合理认为有关人员存在后两个工作日发出,回复为发送后三十天。变更通知在首次知道或合理认为相关变更后两个工作日发出,同样三十天回复。错误资料通知在首次知道或合理认为错误后两个工作日发出,也给予三十天。本人主动报告可登记身份,须在知道或合理应知后三十天内,变更主动报告也自相应知悉日起三十天。这八项连同入册两项,构成第二附表十项规则,并非另属公司法义务的代名董事通知期限。
两种调查模板及签署身份
第三附表向疑似控制人询问本人是否可登记,索取适用个人或法人资料,并询问其他控制人或可能知悉者;他人资料按所知提供。第四附表向知情者询问这些其他人士,若收件人本身可登记,则提醒按386AJ主动通知。两者均列发送日期、回复地址、三十天及违法提示,并由董事、秘书或授权代表为公司或外国公司签署。调查本人身份与调查他人身份,是不同通知目的。
变更确认与纠错不同
第五附表先询问是否仍可登记;不是时须提供停止日期,再列现有资料询问是否变更及日期和细节。第六附表列资料询问是否正确,不正确便提供更正。两者使用公司回复地址、三十天期限、违法提示及职员签署。原记录错误不自动等于后来发生变更,停止身份也不能仅当作地址更新处理。
提名者资料及代名关系日期
第三部分规定董事为谁代名的资料。个人提名者须全名、适用别名、住址、国籍、身份证或护照号码、出生日期及代名关系开始日。法人提名者须名称、适用UEN、注册办公地址、法律形式、设立地区及法律、适用外国企业册名称和编号及关系开始日。这七或八项第9条资料针对提名者,不是董事本人身份,也不必然意味着提名者为可登记控制人。第七附表另列代名关系停止日。
代名册结构及地点
第七附表按每名代名董事一条记录,列入册日期及董事姓名,再填个人或法人提名者资料及关系开始、停止日期。个人填第一部分,法人填第二部分。第10条允许公司册存于公司注册办公地址或专门委任代理的注册办公地址。不同于控制人条文,本部分地点规则明确使用公司,不能无依据扩展至所有外国公司。入册日、董事委任日及提名关系日也不必相同。
外国公司成员册调整
第四部分将公司法192(2)及(3)用于外国公司成员册,公众公司、公司及成员引用相应改为外国公司及其成员。未发送所要求副本的192(4)也适用,并将第3款引用调整为本规例引入的条文。此处涉及外国公司成员册,不是公众访问控制人或代名册。本法规引用基础法律,没有重述全部查阅价格、期限或处罚文字。
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